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Cómo resolvimos la admisión al Traspaso de Poderes por ₡9,000

 

El pasado 11 de Abril, el equipo del nuevo gobierno de CR me contactó para consultarme si podía ayudarlos a resolver la admisión a la Transmisión del Mando.

La primera opción que sugirieron (que es ciertamente la opción más obvia) fue contactar a un SpecialTicket o LaBoletería.cr para utilizar su sistema de entradas. Sea mediante los sistemas existentes o desarrollando uno nuevo desde cero, resolver la logística de la admisión de un evento de este tipo podría haber costado varios millones de colones. 

Sin embargo, logramos resolverlo por ₡9,000.

Este Traspaso busca ser el más austero de la historia reciente de Costa Rica. Además busca integrar a la ciudadanía, habilitando 2,000 espacios gratuitos para público general, con algunos espacios preferenciales para personas con discapacidades.

Línea de marca del evento, diseñada y donada por Álvaro Jiménez. 

Línea de marca del evento, diseñada y donada por Álvaro Jiménez. 

Esto requiere un sistema de reservaciones que permita emitir miles de entradas, así como un sistema que permita escanearlos al momento de ingreso. Además, debía permitir emitir varios cientos de entradas para miembros del gabinete, invitados especiales e internacionales y confirmar y corroborar su asistencia. 

Finalmente, siendo un evento gratuito pero con alta demanda, se requería un medio de entradas que fuera transparente, que soportara el alto potencial de tráfico y eliminara las posibilidades de reventa de entradas. 

La solución ideal para esto ya existe, ha sido probada y depurada en millones de eventos alrededor del mundo: una compañía (ya no tan startup) llamada Eventbrite

Eventbrite es un sistema de entradas donde cualquier persona puede crear un evento, definir los términos de admisión, precio de tiquetes, entradas por persona, y distribuirlos. El costo del servicio para eventos pagados es de $0.99 más 4% del costo de la entrada (por cierto, bastante más barato de lo que estamos acostumbrados a pagar en Costo por Servicio), pero para eventos gratuitos, el sistema es gratis. 

Había tenido la oportunidad de usar Eventbrite para meetups pequeños en las oficinas de Slidebean, pero nunca para un evento de este tamaño y de tal importancia.

En menos de una hora, pudimos configurar toda la base del sistema de entradas y tener una muestra que pudiera ser aprobada por el equipo. 

Conforme avanzó el proceso de organización, surgieron nuevas necesidades, como incluír el número de cédula en el tiquete, permitirles a quienes reservaran llevar a un invitado, definir una fecha/hora de lanzamiento específica, ser transparentes mostrando el número de entradas restantes, incluir con el tiquete los detalles de seguridad y hasta dar soporte a usuarios que querían hacer modificaciones en su reservación. 

Eventbrite, que desde 2006 ha probado y depurado su produto, ya tenía la funcionalidad para resolver cada paso. Además ya tenían disponible una guía de ayuda, instrucciones y videos para los usuarios que tuvieran dudas en el proceso (que de paso ayudó a filtrar las solicitudes de soporte). 

Eventbrite tiene además, una aplicación móvil para organizadores, de manera que el equipo de seguridad en el evento puede escanear todas las entradas desde sus propios dispositivos. 


Sitio Web

Desde hace mucho tiempo he trabajado con Squarespace, y sigo considerando que es la mejor herramienta de sitios web en el mercado. 

Squarespace es un CMS (Content Management System) similar a herramientas como Wordpress o Wix. Si bien Wordpress e incluso Joomla son mucho más conocidos y utilizados en Latinoamérica (probablemente por ser gratis), Squarespace tiene un diseño y simplicidad vastamente superiores, que permiten lanzar un sitio web sin necesidad de escribir una línea de código- y modificarlo con igual facilidad. 

Finalmente, Squarespace automáticamenta adapta los sitios web para ser responsivos, requerimento fundamental considerando la cantidad de personas que esperabamos reservaran su entrada desde sus teléfonos. 

(Este blog que usted está leyendo, probablemente desde su teléfono, también es un sitio de Squarespace).

El equipo a cargo del evento preparó el contenido y una estructura básica de la información que querían agregar, y tomó menos de 2 horas ponerlo al aire; sin necesidad de preocuparnos por nuestro propio Hosting, que a la vez conlleva otras dificultades como prepararlo para manejar picos de tráfico, redirigir servidores o instalar software o certificados de seguridad para que sea HTTPS.

Squarespace cuesta $16 al mes, y es este el único gasto en efectivo que se hizo durante este proceso. 


Primera Serie de Entradas

Ayer, 24 de Abril a las 10am se liberaron las primeras 1,000 entradas para el evento. Recibí más de un mensaje de parte del equipo, con preocupación sobre el tráfico que se esperaba para este primer grupo de entradas y si el sistema lo iba a soportar. 

Durante el momento más alto, justo a las 10:02am, habían más de 300 personas conectadas simultáneamente al sitio, reservando su entrada. 

En el momento en que alguien inicia la compra, tiene 5 minutos para completar sus datos, período durante el cuál las entradas quedan ‘apartadas’.  Esto es automático y es parte del sistema de Eventbrite. 

En 13 minutos, todas las órdenes fueron completadas y se agotó la primera serie de reservaciones. El sitio soportó el tráfico y estuvo en línea durante todo el proceso, sin afectar su tiempo de carga y sin dejar por fuera a ninguna de las personas que se conectaron. 

Estuvimos pendientes de las reacciones en redes sociales y no hemos encontrado ninguna negativa. Para un diseñador de interfaces, el mayor éxito es ver que la experiencia fue lo suficientemente sencilla y obvia para no generar dudas ni confusiones. 

Ya que no estaba claro cuándo y en qué medios saldrían las noticias sobre la reserva de entradas, le sugerí al equipo esta modalidad de emitirlas en dos series, para darle la oportunidad de conseguir uno boleto a quienes oyeron la noticia tarde. 

La segunda serie de entradas estará disponible el 26 de Abril a las 10am, y estimamos aún más tráfico que el pasado martes- seguimos confiados de que el sistema va a soportar la demanda. Les cuento qué pasa. 


Update: La segunda ronda de entradas se agotó en 1 minuto y 53 segundos. Una vez más, el sitio web aguantó el tráfico sin problema, esta vez casi 500 personas simultáneas. Todos los que se conectaron puntuales pudieron conseguir sus entradas. 



Qué podemos aprender

Ya existe una solución para (casi) todo

La lección más grande, y la razón principal por la que me tomé el tiempo de escribir este resumen, es que para muchísimas necesidades existe un startup que ha inventado una solución más eficiente.

El principal objetivo de un startup es solucionar un problema o reto mediante tecnología. Evenbrite resolvió hace 10 años la admisión a eventos y no hay necesidad de reinventar la rueda. 

Estoy seguro que los 300 usuarios simultáneos que se conectaron ayer a Squarespace y a Eventbrite ni siquiera movieron las agujas en los sistemas que estas compañías poseen. (Solo desde el sitio de Slidebean, que está construido en Squarespace, llevamos tráfico de más de 50,000 personas al mes). 

Tantos gobiernos y empresas en su afán por ‘recortar costos’ o ‘evitar más gastos’, acuden a soluciones manuales que sus equipos tienen que idear, implementar y depurar. La solución manual a este reto habría sido sumamente más costosa. 

Construir un sitio web desde cero toma horas o días y cuesta, al menos, algunos miles de dólares. Construir un sistema de reservaciones que hubiera soportado un evento como el Traspaso de Poderes habría tomado semanas, o habría costado millones si se hubiera solicitado de una de las empresas locales de entradas. 

(Imagínense lo fácil que sería si ETicket usara Eventbrite para el concierto de Roger Waters). 

 

Whatsapp NO SIRVE para la comunicación en proyectos

Todo este proceso e implementación se coordinó por Whatsapp.

 Si bien he trabajado con la mayoría de los miembros de equipo directamente, no vimos las caras ni una vez para implementar este proyecto. Empezando por lo positivo, entonces, la capacidad de manejar este proyecto remotamente habla bien de nuestra eficiencia para el ‘teletrabajo’. 

No obstante, WhatsApp es probablemente la manera más ineficiente de coordinar un proyecto de cualquier tipo. De las horas que invertí armando este sitio web, más de la cuarta parte se gastaron en discusiones indirectas de Whatsapp: aclarando dudas o haciendo cambios solicitados por personas que no tenían una línea directa de contacto conmigo. 

Como es entendible, cambios e implementaciones el sitio web de la Transmisión del Mando requerían múltiples revisiones a cargo de múltiples esferas de autoridad. Cambios y solicitudes que se hicieron al sitio, probablemente se transmitieron de WhatsApp, a WhatsApp, a WhatsApp hasta finalmente llegar al equipo a cargo del sitio.  

¡Imagínense si el gobierno decidiera usar algo como Slack!, o si hubieran herramientas de Project Management implementadas a lo largo de múltiples instituciones públicas.

Termino este artículo confesando que la razón por la que doné mis ~8 horas de trabajo (y los $16 de Squarespace) para este proyecto, es porque quería probar un punto: el gobierno puede ser más eficiente y ahorrar muchísimo dinero si aprovecha la tecnología existente y piensa fuera de la caja (no pun intended).

Vamos paso a paso. 

-Caya

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Caya